Sociedades inactivas: qué son y cómo evitar que te perjudiquen

La crisis sanitaria está conduciendo al cierre de muchas empresas y negocios, aunque muchos empresarios confían en volver a la actividad algún día y, por lo tanto, recurren a una alternativa muy recurrida en estos casos: las sociedades inactivas.

Puede que tú también estés pensando en optar por esa opción para reactivar tu negocio algún día, pero te surgen dudas razonables: ¿qué son las sociedades inactivas? ¿Cuáles son sus obligaciones? ¿Cómo evitar que te perjudiquen? ¡Veámoslo a continuación!

¿Qué es una sociedad inactiva?

Una sociedad inactiva es aquella que no desarrolla ninguna actividad económica. Suelen tratarse de empresas que han estado vinculadas al desarrollo de un negocio que ha tenido que cerrar por alguna causa. 

Para que una sociedad pase a ser inactiva, hay que comunicar la baja de la actividad en Hacienda y esperar a su reactivación con la misma actividad u otra, aunque también existe la posibilidad de liquidarla finalmente.

¿Cómo dejar inactiva una sociedad?

Para dejar inactiva una sociedad limitada hay que llevar a cabo un proceso en el que no se llegue a la disolución de la empresa ni su liquidación. Este proceso es el siguiente:

• Se comunica ante la Administración Tributaria el cese de la actividad presentando una declaración censal de modificación en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores, correspondiente al Modelo 036. Esto se realiza mediante dos vías: presencialmente en una oficina de la AEAT o por vía telemática en la Sede Electrónica.
• Se marca la casilla 140 que corresponde al deseo de dejar la sociedad inactiva y se indica en la casilla 141 la fecha del cese de la actividad.
• Se firma el modelo y se presenta.

¿Cómo reactivar una sociedad inactiva?

Reactivar una sociedad inactiva es un proceso sencillo siempre y cuando se haya respondido a las obligaciones fiscales y mercantiles durante el periodo de inactividad. Esto se hace comunicándoselo a la AEAT a través de una vía presencial o telemática y rellenando el mismo Modelo 036.

Eso sí; esta vez, la casilla a rellenar será la casilla 127 de la página uno, además de que habrá que cumplimentar la página cuatro del documento.

Ten en cuenta que no puedes reactivar una sociedad inactiva sin presentar los libros y las cuentas anuales en el Registro Mercantil. También tendrás que declarar el Impuesto de Sociedades si no lo has presentado. Te pueden sancionar por no presentar estos libros de cuentas o el Impuesto de Sociedades mientras la sociedad permanece inactiva.

¿Cómo contabilizar los gastos de una sociedad inactiva?

Las sociedades inactivas siguen soportando algunos gastos, afrontando comisiones bancarias, agua, electricidad, alquiler y asesoría. Desde un punto fiscal deben figurar en el registro contable, aunque hay ciertas obligaciones:

• La declaración del Impuesto de Sociedades.La legaliz
• ación de los libros contables.
• Realizar el depósito de cuentas.

A lo que no estás obligado es a presentar la declaración trimestral del IVA, ya que en principio no se va a generar ninguna factura.

¿Cuándo prescribe una sociedad inactiva?

Si mantienes tu sociedad inactiva más tiempo del estipulado, puedes enfrentarte a posibles deudas. Una sociedad puede estar inactiva durante un periodo máximo de un año desde la comunicación del cese de actividad en el Registro Mercantil. 

Pasado ese año, la sociedad está obligada a disolverse y en ese momento, el administrador deberá convocar una Junta General para realizar un balance de liquidación de la sociedad inactiva en un plazo de dos meses. Si esto no ocurre y hay deudas que atender, el administrador se verá obligado a responder ante ellas ya que se considera que no existe sociedad. La acción de responsabilidad del administrador de una sociedad prescribe a los 4 años desde la inscripción del cese en el Registro Mercantil.